Política de Privacidade de Dados da Ordem dos Economistas

 

(versão 1, a 22.6.2018)

 

 

1.            A Ordem dos Economistas, doravante OE, em cumprimento do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de Abril de 2016 (doravante "RGPD"), aprovou a sua Política de Privacidade de Dados Pessoais (doravante, “Política”) relativa à protecção e tratamento de dados pessoais. 

 

2.            Considerando:

a)            corresponder dados pessoais, na acepção do n.º 1 do art.º 4 do RGPD: a informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável («titular dos dados»); é considerada identificável uma pessoa singular que possa ser identificada, directa ou indirectamente, em especial por referência a um identificador, como por exemplo um nome, um número de identificação, dados de localização, identificadores por via electrónica ou a um ou mais elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular.

b)           corresponder tratamento de dados pessoais, na acepção do n.º 2 do art.º 4 do RGPD: a operação ou um conjunto de operações efectuadas sobre dados pessoais ou sobre conjuntos de dados pessoais, por meios automatizados ou não automatizados, tais como a recolha, o registo, a organização, a estruturação, a conservação, a adaptação ou alteração, a recuperação, a consulta, a utilização, a divulgação por transmissão, difusão ou qualquer outra forma de disponibilização, a comparação ou interconexão, a limitação, o apagamento ou a destruição;

c)            ser a OE, na acepção do n.º 7 do art.º 4 do RGPD, a entidade responsável pelo tratamento de dados pessoais de membros, de trabalhadores e colaboradores, bem como de pessoas singulares que se relacionam com esta Associação Pública Profissional, cabendo-lhe determinar as finalidades e os meios de tratamento desses dados pessoais.

d)           desempenhar o Encarregado da Protecção de Dados (doravante “DPO”)  as funções cometidas no art.º 39 do RGPD, nomeadamente as de garantir a conformidade do tratamento de dados pessoais com a legislação em vigor e com a presente Política, mantendo-se contactável pelos titulares de dados pessoais, seja através de comunicação escrita para a sede da OE seja por mensagem de correio electrónico para endereço de correio electrónico: dpo@ordemeconomistas.pt

 

3.            A OE recolhe dados pessoais, hoje predominantemente através do seu Portal em www.ordemeconomistas.pt (doravante, “Portal”) em cumprimento do disposto na al. a) do n.º 1 do art.º 9 do seu Estatuto que prevê a desmaterialização do procedimento de candidatura à inscrição na Ordem. A OE recolhe também dados pessoais, nomeadamente nos procedimentos de passagem de estagiários a membros efectivos ou de inscrição de membros efectivos em outros Colégios de Especialidade Profissional.

 

4.            As finalidades do tratamento pela OE de dados pessoais são:

a)            a de assegurar o cumprimento de obrigações legais, elaborando e mantendo actualizado um registo de Economistas;

b)           a de possibilitar a prática de actos de gestão administrativa e financeira relacionados com membros, candidatos a membros, trabalhadores, colaboradores e fornecedores de serviços da OE;

c)            a de divulgar e promover a participação dos membros em actividades da vida associativa, como sejam a realização de eleições, de referendos, do Congresso, de reuniões de e com os órgãos sociais, nacionais e regionais;

d)           a de divulgar e promover a participação dos membros em eventos realizados ou co-organizados pela OE, nomeadamente aqueles que esta Associação Pública Profissional reconheça terem interesse para o exercício da profissão de Economista e para o desenvolvimento da ciência económica, como seja a realização de conferências, de palestras, de colóquios, de seminários, de lançamentos de livros e de outras actividades similares;  

e)           a de divulgar e promover a participação dos membros em actividades de formação, realizados ou co-organizados pela OE, e que esta reconheça terem interesse para o exercício da profissão de Economista, como sejam cursos de formação pós-graduada, cursos de e-learning, workshops e outras actividades similares;

f)            a de divulgar artigos e textos sobre a Economia, que a OE reconheça terem relevância para a profissão de Economista e para o desenvolvimento da ciência económica;

g)            a de auscultar, através de inquéritos, a opinião de Economistas sobre questões relacionadas com a Economia e com o exercício da profissão de Economista, nomeadamente mantendo em funcionamento Observatórios;

h)           a de facilitar e promover a prestação de serviços dos membros a autoridades judiciais, como peritos judiciais (bolsa de peritos judiciais), e a de potenciar a inserção profissional de Economistas, divulgando oportunidades de emprego (bolsa de oportunidades de emprego);

i)             a de divulgar, junto dos membros, ofertas, em condições mais vantajosas, de fornecimento de bens e de prestação de serviços de terceiros, em resultado de protocolos celebrados pela OE.

 

5.            O tratamento de dados pessoais com as finalidades referidas no número anterior é lícito porque corresponde:

a)            no caso da al. a), ao cumprimento de uma obrigação legal consagrada no art.º 19 dos Estatutos da OE;

b)           no caso das alíneas b) e c), à execução de obrigações jurídicas que impendem sobre a OE resultantes

i)             da inscrição do titular de dados pessoais como membro da OE;

ii)            da candidatura do titular dos dados pessoais a membro da OE;

iii)           de o titular dos dados pessoais ser trabalhador, prestador de serviços ou fornecedor da OE;

c)            no caso das alíneas d) a g), ao exercício de funções de interesse público relacionadas com a missão da OE, definida no n.º 1 do art.º 3 dos seus Estatutos,  de defesa e promoção da profissão de Economista  nos domínios científico, pedagógico, técnico e profissional, e com a atribuição esta Associação Pública Profissional, reconhecida na al. l) do n.º2 do art.º 3 dos Estatutos, em contribuir para o desenvolvimento das ciências económicas, do seu ensino e investigação, bem como da sua divulgação.

d)           no caso das alíneas h) a i), do consentimento do titular dos dados pessoais.     

 

6.            O tratamento dos dados pessoais é adequado, pertinente e limitado ao que é necessário para a finalidade com que foram recolhidos.

6.1.        Os dados pessoais de candidatos e de membros da OE que esta Associação Pública Profissional trata são os seguintes:

a)            nome;

b)           data de nascimento;

c)            nacionalidade;

d)           números de identificação civil e fiscal;

e)           cédula profissional;

f)            fotografia tipo passe actualizada;

g)            contactos: endereço postal e de correio electrónico, números de telefone;

h)           domicílio profissional se existir.

6.2.        São ainda recolhidas junto de membros e de candidatos a membros informações relativas ao percurso académico e profissional, nomeadamente de comprovativos de habilitações académicas e profissionais que sustentem a inscrição na OE, num dos seus Colégios de Especialidade Profissional e a passagem de estagiário a membro efectivo.

6.3.        Para os membros que escolhem a opção de cobrança de quotas por débito directo, são ainda recolhidos o IBAN, nome do Banco e o código SWIFT.

6.4.        Para candidatos a membros naturais de países não pertencentes ao EEE, podem ser recolhidos comprovativos de autorização de residência.

6.5          A solicitação expressa do respectivo titular, pode a OE recolher outros dados pessoais tendo em vista a sua publicitação no Portal, em moldes previamente conhecidos pelo membro que autoriza essa recolha e divulgação.

6.6.        Os dados pessoais de trabalhadores e colaboradores da OE que esta Associação Pública Profissional trata são os seguintes:

a)            nome;

b)           data de nascimento;

c)            estado civil;

d)           números de identificação civil e fiscal;

e)           contactos: endereço postal e de correio electrónico, números de telefone;

f)            IBAN, nome do Banco e o código SWIFT.

6.7          No caso dos trabalhadores cuja assiduidade é aferida por controlo biométrico, são recolhidas as impressões digitais.

6.8          Os dados pessoais de fornecedores da OE que esta Associação Pública Profissional trata são os seguintes:

a)            nome;

b)           número de identificação fiscal;

c)            contactos: endereço postal e de correio electrónico, números de telefone;

d)           IBAN, nome do Banco e o código SWIFT.

 

7.            A OE, antes da entrada em vigor do RGPD, recolheu outros dados pessoais de seus membros, como sejam o estado civil e a filiação que figuravam em anteriores fichas de candidatura à inscrição nesta Associação Pública Profissional, que hoje reconhece não serem relevantes para as finalidades referidas em 4., e que, por isso, serão expurgados na medida em que tal for materialmente possível.

 

8.            A OE conservará dados pessoais pelo período de tempo exigido por lei, nomeadamente aqueles que figurem em documentos de natureza contabilística.

8.1.        Nos casos em que não exista uma norma legal que exija a conservação de dados pessoais por um determinado período de tempo, estes serão armazenados e conservados apenas pelo período mínimo necessário para a prossecução das finalidades que motivaram a sua recolha ou o seu posterior tratamento, nos termos definidos na lei.

8.2.        O nome, a cédula profissional, as informações relativas ao percurso académico e profissional, nomeadamente de comprovativos de habilitações académicas e profissionais de antigos membros da OE são conservados para preservação de prova de utilização legítima do título profissional de Economista.

8.3          São também conservados os dados pessoais de membros da OE relacionados com o pagamento de quotas, até expirar o prazo prescricional de dívidas por falta de pagamento de quotas.

8.4.        Os dados pessoais de antigos trabalhadores e colaboradores da OE relacionados com remunerações são conservados até expirar o prazo de prescrição de créditos laborais.

8.5.        Os dados pessoais de fornecedores são conservados até expirar o prazo de prescrição de créditos emergentes da relação por eles estabelecida com a OE.  

 

9.            Os titulares dos dados pessoais de cujo tratamento a OE é responsável usufruem dos direitos que lhe são consagrados no RJPD, como sejam os direitos de acesso, de rectificação, ao apagamento dos dados, de portabilidade dos dados e de oposição, sem prejuízo das situações em que o tratamento daqueles dados pessoais seja necessário à prossecução das atribuições estatutárias da OE e das suas obrigações legais.

 

10.          Para facilitar o exercício pelos seus membros dos direitos de acesso, de rectificação e de portabilidade dos dados, a OE desenvolve medidas como sejam:

a)            a colocação no Portal de funcionalidade que permita ao titular dos dados pessoais, sempre e a todo o momento, a sua visualização, rectificação, recolha e transmissão;

b)           a existência de endereço de e-mail, dadospessoais@ordemeconomistas.pt, específico para tal finalidade, sem prejuízo de o titular dos dados pessoais se poder dirigir, pessoalmente ou por escrito, à OE por qualquer contacto disponibilizado;

c)            pelo envio, por correio postal, de informação sobre os dados pessoais tratados pela OE.

 

11.          Para facilitar o exercício pelos seus membros dos direitos de apagamento e de oposição, a OE desenvolve medidas como sejam:

a)            a colocação no Portal de funcionalidade que permita, sempre e a todo o momento, que os membros se oponham ao tratamento dos seus dados pessoais para as finalidades referidas nas alíneas d) a g) do n.º 4 e a de revogar o consentimento para tratamento dos seus dados pessoais para as finalidades referidas nas alíneas i) e h) do n.º 4;

b)           a colocação, nas comunicações com os membros feitas com essas mesmas finalidades (alíneas d) a h) do n.º 4) de um disclamer que alerta o destinatário para a possibilidade de este manifestar a sua vontade em deixar de receber comunicações daquele tipo e com aquela finalidade.

 

12.          Os disclamers referidos na al. b) do número anterior devem identificar:

a)            a finalidade prosseguida;

b)           o local, no Portal, e o endereço de e-mail onde o titular dos dados pode exercer o seu  direito de oposição ou de revogação de consentimento;

c)            o contactos do DPO.

 

13.          A OE utiliza dados pessoais para efeitos internos, nomeadamente para elaborar cadernos eleitorais, para emitir cédulas profissionais, para assegurar o pagamento de quotizações e de prestações de serviços por ela efectuadas, para colher informação estatística de apoio à gestão, para a realização de auditorias e outras análises de dados, podendo esses dados pessoais ser tratados automaticamente, mas garantindo o seu armazenamento em bases de dados específicas e criadas para o efeito, que são apagadas quando desnecessárias para a finalidade para que foram criadas.

 

14.          A OE promove e implementa medidas para assegurar a segurança dos dados pessoais de cujo tratamento é responsável, como sejam:

a)            a adopção de medidas técnicas, como a encriptação de dados, o armazenamento de dados com recurso a sistemas informáticos com acesso limitado e alojados em instalações sujeitas a medidas rigorosas de protecção física, a identificação de quem introduziu e/ou alterou dados pessoais, a segmentação do acesso a bases de dados, a protecção física dos locais onde estão arquivados documentos, como fichas de inscrição e documentos de suporte a candidaturas à inscrição na OE, que contenham dados pessoais;

b)           a formação dos seus trabalhadores e colaboradores em matéria de protecção de dados;

c)            a aprovação e implementação de normas regulamentares e de instruções de boas aplicadas nos seus serviços;

d)           a exigência do cumprimento do RJPD a subcontratantes que tratem de dados pessoais também tratados pela OE.

 

15.          A OE reserva-se o direito a rever a presente Política de acordo com a evolução legislativa nesta matéria, em especial quando da entrada em vigor da Lei que venha a resultar da Proposta de Lei n.º 120/XIII, de Código de Conduta que a abranja e de instruções e orientações vinculativas. A presente Política pode também ser revista de acordo com as melhores práticas observadas em outras Associações Públicas Profissionais, os acordos que entre estas se venham eventualmente a estabelecer no âmbito do Conselho Nacional das Ordens Profissionais, sendo essas alterações da Política devidamente publicitadas, nomeadamente através do Portal.

 

 

 

ENCARREGADO DE PROTECÇÃO DE DADOS


Pedro Meireles

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